Memindahkan seluruh paragraf laporan ke PowerPoint sering menghasilkan slide yang padat dan sulit dijelaskan. Mulailah dengan menentukan pesan yang perlu dipahami audiens, lalu pilih bagian laporan yang mendukung pesan tersebut.
Jumlah slide tidak harus sama untuk setiap presentasi. Sesuaikan dengan tujuan, durasi, ketentuan pengajar, serta waktu tanya jawab.
1. Tulis satu kalimat tujuan
Lengkapi kalimat: “Setelah presentasi, audiens perlu memahami ….”
Contoh ilustratif untuk laporan PKL: audiens perlu memahami kegiatan utama, kendala yang ditemui, dan pelajaran yang diperoleh. Kalimat ini membantu menentukan bagian yang perlu tampil dan bagian yang cukup menjadi catatan pembicara.
Buat daftar tiga pertanyaan yang mungkin diajukan audiens. Jika ada pertanyaan penting yang tidak terjawab dalam alur Anda, lengkapi bahan sebelum mulai mendesain.
2. Buat alur dengan judul sementara
Susun kerangka terlebih dahulu. Untuk presentasi laporan, Anda dapat memulai dari urutan berikut, kemudian menyesuaikannya dengan pedoman:
| Bagian | Pertanyaan yang dijawab |
|---|---|
| Pembuka | Apa topik dan tujuan presentasi? |
| Konteks | Mengapa kegiatan atau masalah ini dibahas? |
| Proses | Apa yang dilakukan dan bagaimana caranya? |
| Hasil | Apa temuan atau keluaran yang didukung bukti? |
| Pembahasan | Apa makna hasil dan apa keterbatasannya? |
| Penutup | Apa simpulan dan tindak lanjut yang masuk akal? |
Satu bagian dapat memerlukan lebih dari satu slide. Sebaliknya, dua bagian pendek dapat digabung jika tetap mudah diikuti.
3. Pilih bukti yang mendukung pesan
Gunakan data yang memang tersedia dalam laporan. Jangan mengisi grafik dengan angka perkiraan agar terlihat lengkap. Jika memakai contoh simulasi, beri label simulasi secara jelas.
Untuk tabel yang terlalu lebar, pilih kolom yang diperlukan untuk pembahasan. Pastikan pemilihan data tidak mengubah makna. Cantumkan satuan, periode, dan sumber; jelaskan pula batasan penting saat menyampaikan hasil.
Contoh ilustratif: judul “Hasil Kegiatan” bisa diperjelas menjadi “Tiga Kendala dalam Pengelompokan Arsip” jika laporan Anda benar-benar membahas tiga kendala tersebut.
4. Periksa keterbacaan dan konsistensi
Pilih huruf yang mudah dibaca, kontras yang memadai, dan teks yang ringkas. Microsoft juga menyarankan memeriksa label grafik serta mencoba tampilan pada perangkat presentasi. Panduan presentasi Microsoft.
Lakukan pemeriksaan praktis: tampilkan slide dalam mode layar penuh, mundur dari layar, lalu baca judul dan label grafik. Jika Anda harus mendekat untuk membacanya, kurangi isi atau perbesar elemen.
Gunakan posisi judul, warna kategori, dan gaya angka yang konsisten. Efek animasi cukup dipakai ketika membantu urutan penjelasan.
5. Latihan dengan pencatat waktu
Sampaikan presentasi dengan suara, bukan hanya membacanya dalam hati. Catat bagian yang terlalu panjang dan bagian yang membuat Anda berhenti untuk mencari kata.
Sebagai contoh pembagian latihan untuk durasi sepuluh menit, Anda dapat mencoba satu menit pembuka, dua menit konteks dan proses, empat menit hasil, dua menit pembahasan, serta satu menit penutup. Ini hanya titik awal; ubah setelah latihan dan sesuaikan apakah tanya jawab termasuk dalam durasi.
Checklist sebelum tampil
- Tujuan dan simpulan saling sesuai.
- Angka pada slide cocok dengan laporan.
- Sumber dan satuan terlihat saat diperlukan.
- Catatan pembicara berisi penjelasan, bukan sekadar salinan slide.
- File sudah dicoba pada perangkat yang akan dipakai.
- Salinan PDF tersedia jika format pengumpulan mengizinkan.
- Durasi sudah diuji dengan latihan.
Untuk bahan laporan, lihat checklist laporan PKL. Jika Anda membutuhkan bantuan desain, siapkan naskah, durasi, serta template untuk konsultasi slide presentasi.